آقای مدیر از اینكه هر روز با مقدار زیادی نامه و ورق كاغذ و درخواست روبه رو می‌شود خسته شده و هر چه تلاش می‌كند حجم این نامه‌نگاری‌ها را كاهش دهد موفق نمی‌شود. با دوستان و مدیران دیگر وارد شور می‌شود. در این بین یكی از دوستان آقای مدیر به او پیشنهاد می‌كند از «اتوماسیون اداری» استفاده كند.  آقای مدیر، با مختصر آشنایی كه با اینترنت دارد و كمی گشت‌وگذار، با انبوه صفحاتی روبه رو می‌شود كه از معایب و محاسن اتوماسیون می‌گوید و البته صفحات و سایت‌هایی كه سیستم اتوماسیون اداری خود را معرفی و درصدد فروش آن بر آمده‌اند. آقای مدیر مورد نظر ما با كمی تامل و تفكر به این نتیجه می‌رسد، شركتی كه ادعای اتوماسیون و مكانیزه كردن سیستم اداری، از بین بردن كاغذ بازی و دادن نظمی خاص به سیستم را دارد باید در زیرمجموعه خود حداقل شمه‌ای از گفته‌های خود را پیاده كرده باشد.

قبل از ادامه داستان بهتر است چند نكته را بدانید. امروزه سیستم‌های مكانیزاسیون اداری، سیستم‌های جهانی‌اند كه وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمان‌ها و تداوم فعالیت‌های آنها تجهیز این سازمان‌ها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم‌های الكترونیك رسمی و غیررسمی بوده كه به برقراری ارتباطات اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعكس مربوط می‌شود. كلمه اصلی كه اتوماسیون اداری را از داده‌پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‌سازد ارتباطات است.

اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و كتبی است. مزایا و معایب اتوماسیون اداری: مهمترین شرط كاربرد و استفاده از اتوماسیون در اكثر سازمان‌ها، صرف‌نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت در كار آنها است.  به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است كه این امر احتیاج به گسترش مجازی ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می‌گردد كه مجاری ارتباطی كوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختیار مدیران قرار گیرد. به طوركلی، مزایای كاربرد سیستم‌های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می‌شود.

1 - مزایای مستقیم  :این مزایا عبارت است از: افزایش محصول یا بازده و صرفه‌جویی در وقت یا نیروی كــــــار. معمولاً این مزایا كه قابل اندازه‌گیری بوده و ممكن است تاثیر مستقیم و كوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارت است از:
الف) كنترل بهتر بر كار، و امكان نظارت بر روال‌های عملیات كاری در شركت 
ب) گردش اطلاعات با سهولت انجام و ثبت می‌شود و زمان رسیدگی هر كاربر به مستندات مشخص و قابل اندازه گیری می‌شود 
ج) دسترسی به پیشینه مستندات بسیار ساده می‌شود و در كنار آن فعالیت‌های غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی كمتر می‌شود.
د) سازماندهی پرسنل بهتر انجام می‌شود. چرا كه با استفاده از امكانات سیستمهای اتوماسیون اداری دسترسی به اطلاعات از هر نقطه‌ای حتی خارج از شركت تسهیل می‌شود.

2 - مزایای غیرمستقیم: این مزایا غیركمی هستند و ممكن است از طریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارت است از:
الف) وابستگی كمتر به ادارات دیگر برای تهیه كپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛
ب) نیاز كمتر به تشریفات و كنترل جهت نظارت بر جریان كار بین ادارات؛
ج) به دلیل افزایش اثربخشی كاركنان در انجام كارهــای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می‌یابد؛
د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می‌شود؛
ه) رقابت بیشتر سازمان‌ها از طریق استفاده از منابع اطلاعــــــاتی و قابلیت لازم برای عكس‌العمل نسبت به فرصت‌ها و تهدید‌ها

اما كاربرد سیستم‌های اتوماسیون اداری تهدیداتی را نیز در بردارد كه عبارت است از:  تغییر در برخی از روابط اجتماعی و انسانی دركارها در اثر مكانیزه شدن فعالیت‌ها، پیچیده شدن و سختی كار با سیستم‌ها، مشكلات جسمانی كاركنان در كار با رایانه، نپذیرفتن سیستم‌های مكانیزه از سوی مدیران و یا كاركنان. با این همه، آقای مدیر ما به این نتیجه می‌رسد كه مزیت‌های یك نرم‌افزار اتوماسیون كارآمد بیشتر از مشكلات آن است. گروه كارشناسان آقای مدیر، پیشنهادی ارائه می‌كنند. پیشنهادی پر زحمت ولی عملی و كاربردی. بر همین اساس لیستی 5،4 شركت‌ معتبر تهیه می‌شود. نكته اساسی اینجاست، تصمیم بر این شد گروه‌هایی تشكیل شود، هر كدام از این گروه‌ها از یكی از این شركت‌ها بازدید كند، نتیجه را اعلام و بر این اساس تصمیم‌گیری شود. هر كدام از این گروه‌ها به سمت شركت موردنظر راه می‌افتد.

همراه یكی از همكارانم كه عكاس قابلی است روانه یكی از شركت‌ها می‌شویم تا علاوه بر گزارش نوشتاری، گزارشی تصویری نیز ارائه دهیم. به هر نحو، آشنایی با پتانسیل‌ها و داشته‌های یك پیمانكار نرم‌افزار، از فاكتورهای مهم خرید به شمار می‌رود. در انتهای شیخ عطار،  كوچه بوستان، پلاك 3 با ساختمان نقره‌ای 8 طبقه‌ای رو به رو می‌شویم كه با نمای كامپوزیت پوشانده شده است. اینجا شركت «چارگون» است. ایده تولید نرم‌افزار و تاسیس شركت چارگون از چهار ایده در ابتدا شكل گرفته است.  با هماهنگی‌هایی كه از قبل انجام شده. نزد نزد واحد منابع انسانی نوشین محمدی در طبقه دوم می‌رویم.

شركت در سال 1377 تاسیس شده، به تولید نرم‌افزار تحت وب می‌پردازد و ایده‌های كاربردی زیادی را به اجرا درآورده است. شركت در 4 حوزه عمده  در حال فعالیت است.  اتوماسیون اداری، مدیریت منابع انسانی،  مالی و لجستیك. 3 تیم اجرایی در شركت وجود دارد كه عبارت است از: فروش و بازاریابی، امور مشتریان و محصول. در نگاه اول چند مسئله جلب‌نظر می‌كند. سادگی محیط و پوشش افراد، حذف وسایل اضافه در محیط كار و میانگین سنی جوان كه حدود 30 سال است. چیدمان و دكوراسیون طوری تنظیم شده است كه درعین حال كه افراد پشت سیستم خود مشغول كار هستند ولی رابطه آنها با هم حفظ شده و ارتباط انسانی قطع نمی‌شود و ...   همراه نوشین محمدی به طبقه 7 نزد مرجان مشهدی و نیما رضایی كارشناسان ارشد تیم مشاوره و فروش می‌رویم.

       مرجان مشهدی- كارشناس ارشد تیم فروش و مشاوره

        نیما رضایی- مدیر تیم فروش و بازاریابی

پنجره‌های بزرگ و افق دید گسترده نشان از بازاری دارد كه در آینده فتح خواهد شد. در ابتد تحت تاثیر نام‌های بزرگی قرار می‌گیریم كه در رزومه بلندبالای شركت قرار دارد.همچنین دیوارها با تقدیرنامه‌های متعددی تزیین شده است. همچنین هدف فروش شركت كه روی ستونی در این واحد نصب شده بود، جلب توجه می‌كرد. نیما رضایی ابتدا كانال‌های ارتباط با مشتریان بالقوه را توصیف می‌نماید. بازاریابی از طریق پیشنهاد مشتریان قبلی، اینترنت، تلفن، تبلیغات در رسانه‌ها آغاز می‌شود. واحد فروش تعاملی دوسویه و قابل درك با مشتری ایجاد می‌كند و حتی زمانی كه مشتری از این بخش خارج می‌شود كار او از سوی این تیم تا انتها پیگیری می‌شود.  ایده جالبی كه در سال جاری به اجرا در آمده هدیه نرم‌افزار جدید و به روز چارگون به مشتری‌های قدیمی بوده است.

از دید مرجان مشهدی، تیم‌ها در شركت چارگون به راحتی و با نظم ویژه‌ای همكاری می‌نمایند. او همچنین از تمركز شركت روی مشتریان متوسط و بزرگ صحبت نمود. البته شركت چارگون محصول اتوماسیون اداری 50 كاربره خود را برای مشتریان كوچك به صورت رایگان ارائه می‌نماید. این امر ضمن رونق بخشیدن به جامعه مجازی این شركت، باعث نفوذ و تقویت  نام شركت می‌شود. یك طبقه پایین‌تر تیم تولید است كه آیدین توكل مدیر آن است. او كه عضو هیئت مدیره و مغز متفكر چارگون است در مورد مزیت‌های نرم‌افزار شركت، به منعطف بودن و ایده‌هایی اشاره كرد  كه همواره محصولات شركت را در سطح قابل قبول و یك گام جلوتر از بقیه نگاه می‌دارد. آیدین توكل گفت در چند سال گذشته افرادی مستعد شناسایی و بر روی آنها سرمایه‌گذاری شده كه در آینده و چه بسا در حال حاضر از افراد خوب تیم هستند.

        آیدین توكل- مدیر تیم تولید

ایده‌های آقای توكل در سیاست جذب نیروی انسانی و اهمیت آن برای شركت ریشه‌های موفقیت و رشد چارگون را مشخص می‌نماید. ایده‌ها و عقایدی كه از روزهای سخت آغازین تا كنون در تفكر شركت پابرجا مانده‌است. از جمله این اعتقادات به ارزش‌گذاری توانایی افراد بر اساس نوع عملكرد و بدون توجه به معیارهای رایجی مانند مدرك تحصیلی اشاره شد. از ایده‌های بكری كه مدیر جوان و خوش فكر و پر انرژی چارگون به آن اشاره نمود، راه اندازی جامعه مجازی شركت چارگون بود. این جامعه فرای یك فروم و محلی برای پاسخ یافتن به سوالات است. در قسمت‌های متنوع این جامعه رسانه وانجمن‌های متعددی وجود دارند كه شاهد ارسال صدها پیشنهاد و خبر به صورت روزانه می‌باشند. از ویژگی‌های این جامعه قسمت «ویكی» می‌باشد.

در این قسمت مقالات مختلفی برای نگهداری از نرم‌افزار، نحوه پشتیبان‌گیری، امنیت و روش‌های راه‌اندازی ارائه می‌شود. این مقالات توسط صدها متخصص انفورماتیك در سطح كشور به روز و گسترش می‌یابند. اصولا فكر اصلی جامعه مجازی فرای پاسخ‌گویی به مشتریان بوده است. سایر اهداف آن بهره‌گیری از توان كارشناسی كشور و ایجاد محیطی فوق‌العاده برای به چالش كشیدن ایده‌ها و شناسایی استعدادها بوده است. ناگفته نماند كه این جامعه تغییر مثبتی در جذب ایده‌ها و تعاملات غیررسمی چارگون ایجاد نموده‌است.  همراه نوشین محمدی، دو طبقه پایین‌تر، در قسمت امور مشتریان پای صحبت فرزاد  رحمانی،  مدیریت واحد می‌نشینیم. امور مشتریان از زمانی كه قرارداد نرم‌افزار را منعقد می‌نمایید تا  زمانی كه نرم‌افزار در مجموعه شما نصب و اجرا شده و تا زمانی كه برای پشتیبانی با شركت قرارداد دارید  در كنار شماست و هرگاه مشكلی داشته باشید، در هر كجا از ایران كه باشید، متخصصین امور مشتریان از راه دور و به صورت مجازی به جای كاربر شما خواهند نشست و مشكل را برطرف می‌نمایند. صرفه‌جویی در وقت، هزینه و نیروی انسانی به معنای واقعی.

       فرزاد رحمانی- مدیر امور مشتریان

نوشین محمدی- رئیس واحد منابع انسانی

در طی قرارداد شركت مقابل برای تسریع در كار یك رابط معرفی می‌كند. برای آشنایی شما با نرم‌افزار جلسات و آزمون‌هایی برگزار می‌شود و مطمئن باشید كه تا كاملا از شما در مورد یادگیری نرم‌افزار اطمینان حاصل نكنند، دست از سرتان بر نمی‌دارند.  فرزاد رحمانی همچنین خبر از مستنداتی می‌دهد كه برپایه تجربیات 11 ساله شركت راه را برای مشتریان شركت هموار می‌نماید. این مستندات راهگشای خریدارانی است كه به لزوم استفاده از ابزارهای انفورماتیك پی برده‌اند. با استفاده از این مستندات در مدتی كوتاه رابطین سیستم با زیر و بم چالش‌های پروژه آشنا و از كم و كیف پروژه راه اندازی نرم‌افزار مطلع می‌شوند. بعد‌ها تجربه همین رابطین باعث بهینه سازی مستندات راه اندازی می‌شود.  كم كم گزارش را آماده و به اتاق آقای مدیر می‌برم. 

به نظر شما آقای مدیر ما چه تصمیمی می‌گیرد؟!!!