خوانساری: كارآمدی سازمان، در اثر بخشی است
طاهری: گام بعدی، همگرایی نرم‌افزارهای یكپارچه

تاريخ:3 مهر 1388

 عكس‌ها: ماندانا خرم
در اولین سال‌های آخرین دهه از قرن گذشته وقتی صنایع و سازمان‌های بزرگ دولتی و خصوصی پس از ضرباهنگ پرشتاب قرن بیستم میلادی به تنگی نفس افتاد،  سیستم‌هایی تحت عنوان «نرم‌افزارهای یكپارچه سازمانی» در دستور كار متخصصان و مهندسین IT  قرار گرفت  كه به یاری مدیران و كاربران موسسات و سازمان‌های بزرگ می‌آمد. این نوع سیستم‌ها كه در ابتدا بسیار پرهزینه، بطئی و با سخت جانی در موسسات و شركت‌های خصوصی راه می‌یافت، اینك به مدد رشد شگفت‌انگیز فناوری و پیشرفت تكنولوژی كه این روزها به راحتی و سهولت در اختیار انسان قرار دارد، حالا چند سالی است كه در مجامع اقتصادی و اداری ایران برای رفع چالش‌های مدیریتی به كار گرفته می‌شود. با این وجود، فقدان تعریف جامع، درك نادرست از مفهوم فرآیند و تمایز آن با وظیفه، نگرش‌های قدیمی در نظام مدیریتی و نبود بازاری پویا و رقابتی، آمار و تحلیل نادرست از داده‌ها، و  مهمتر از همه اینها كمبود سرمایه لازم برای تجربه و آزمون و خطای این نوع سیستم‌ها همه و همه سبب شده است كه سیستم‌های یكپارچه سازمانی نتواند آنچنان كه باید به سهولت و آسانی به موسسات دولتی و خصوصی راه یابند. سیر تكوین و شكل‌گیری نرم‌افزارهای یكپارچه موضوع میزگرد این شماره از مجله دنیای كامیپیوتر و ارتباطات است  كه با مهران خوانساری مدیرعامل شركت پدیدپرداز و ماهك طاهری مدیر پروزه‌های نرم‌افزاری شركت رایورز انجام گرفته است.

آقای خوانساری ابتدا به عنوان یكی از مدیران سازمان نظام‌صنفی رایانه‌ای لطفا تصویر كلی از صنعت نرم‌افزار سازمانی به ما ارائه دهید؟
خوانساری: شما به درستی پسوند سازمانی را به آن افزودید. منظور ما از سازمان، سازمانی بزرگ است. در نتیجه بحث ما نرم‌افزارهای یكپارچه بزرگ سازمانی است. چون به دبیرخانه و كارتابل هم نرم‌افزار یكپارچه می‌گویند. نرم‌افزارهای یكپارچه سازمانی وظیفه مشخصی را در یك سازمان نشانه می‌گیرد. این وظیفه در فرآیندهای مختلف دیده می‌شود. معمولاً یك فرآیند در یك سازمان از بیش از یك سیستم عبور می‌كند و زمانی كه ما در صدد پوشش یك فرآیند بر می‌آییم در سازمان‌های بزرگ باید از چند سیستم عبور كنیم.  بنابراین در مقطعی كه بحث سیستم‌های یكپارچه به میان می‌آید. اگر در سازمان‌ها نگاه فرآیندی داشته باشیم به نرم‌افزارهای یكپارچه خواهیم  رسید. معمولاً در یك سیستم كه قرار است یك وظیفه مشخص دنبال شود، یك نرم‌افزار برای آن وظیفه مشخص تولید می‌شود. باید توجه داشته باشیم كه وظیفه با فرآیند متفاوت است.  بحث كاركرد و پروسه دو مقوله جدا از هم هستند.

در حال حاضر بیشتر اتفاقات در حوزه كاركردهای دستگاه است. این وظایف و كاركردها مفید هستند اما یك فرآیند را از ابتدا تا انتها پشتیبانی نمی‌كنند. ساختار وظیفه‌ای سیستم وظیفه‌ای را به دنبال دارد. بنابراین سیستم‌های وظیفه‌ای با دیدگاه فرآیندی در كنار هم قرار نمی‌گیرند. به شكلی كه من در سال‌های گذشته، در نرم‌افزارهای سازمانی دیدم این بود كه وظایف را در غالب اتوماسیون انجام داده‌ایم و بخش‌هایی از سازمان را مكانیزه كرده‌ایم.  مهمترین چالش، دیدگاه فرآیندی است و زمانی هم كه قرار باشد دیدگاه فرآیندی حاكم باشد به نوعی تغییر نگرش در مدیریت احتیاج داریم. این تغییر نگرش‌ها به تدریج  روی خواهد داد و به مرور بهینه‌سازی فرآیندها یا پروسه و به مدیریت تجارت تبدیل می‌شود.

خانم طاهری از نظر شما مهمترین چالش موجود صنعت نرم‌افزارهای یكپارچه چیست؟
طاهری: درواقع آقای خوانساری به سیر و جریان شكل‌گیری سیستم‌های نرم‌افزاری اشاره كردند. مسئله‌ای كه در همه كشورها اتفاق می‌افتد این است كه سیستم‌های جزیره‌ای یا سیستم‌های وظیفه‌مند در ابتدا در یك سازمان مستقر می‌شوند. البته اگر به شكل دقیق‌تر نگاه كنیم متوجه خواهیم شد كه این نرم‌افزارها برای كاركرد محدود بخشی توسط واحدهای IT سازمان تهیه شده‌اند.  این نرم‌افزارها در جاهایی باعث سرعت، دقت و تسهیل وظایف می‌شوند. به عبارت دیگر، در سازمان‌های بزرگ بخش‌هایی زودتر از نرم‌افزارهای مكانیزه بهره‌مند می‌شوند. درواقع، در ابتدا كل سازمان سراغ نرم‌افزار یكپارچه نمی‌رود. به عبارت دیگر، نرم‌افزارها به صورت جزیره‌ای در شركت‌ها مستقر می‌شوند تا بخشی از نیازهای مهمتر را پوشش دهند. در عین حال سیستم‌های جزیره‌ای مقدمه ورود سیستم‌های جامع هستند. برای تحقق این امر، نقشه فرآیندهای سازمانی باید از قبل تدوین شده باشد و اگر به این صورت انجام نگیرد، نمی‌توان  همه نیازهای یك سازمان را برای استقرار سیستم دانست. یكپارچگی در دوسطح است. 

سطح اول، فرآیندی است كه مجموعه فرآیندها كه كارهای سازمان در غالب آن فرآیندها قرار می‌گیرد تا به نتیجه برسد. دوم یكپارچگی داده‌هاست. به عبارت دیگر، باید دیدگاه سازمان نسبت به داده‌های اصلی و فرعی یكسان شده باشد تا این عملیات و اطلاعات بین بخش‌های مختلف به چرخش درآید و به همین دلیل است كه این راهكارها با پیچیدگی‌های خاصی رو به رو هستند. علیرغم اینكه ما در استقرار سیستم‌هایی كه در هر بخش سازمان مستقر می‌شوند موفق بوده‌ایم. اما در بخش‌هایی كه به همگرایی درون واحدهای سازمانی یا با بیرون سازمان احتیاج داریم خیلی موفق نبوده‌ایم.  به این دلیل كه شركت‌ها می‌توانند محصول یك شركت خاص را خریداری كنند اما به محض اینكه بخواهند از چند شركت مختلف تولید كننده نرم‌افزار داشته باشند با مشكل مواجه می‌شوند. 

چه اتفاقی باعث می‌شود كه جامعه به سمت نرم‌افزارهای فرآیندی نرود؟ 
خوانساری: به هر حال یك سیر تاریخی طی شده است و باید مدل بلوغ آن طی شود تا به تكامل برسد. در واقع، آنچه كه در حال حاضر مشكل‌آفرین است جدا كردن نگرش فرآیندگرا از نگرش وظیفه‌ای است. چالش بعدی این است كه نگرش بازدهی لزوما در مدیریت پاسخگو نیست و ما باید نگرش خود را به اثربخشی تغییر دهیم. درواقع باید میزان دستاوردها را به میزان انرژی مصرفی بسنجیم.  مشكل دوم، این است كه وقتی با نیروی انسانی مواجه هستیم در بسیاری از مواقع نیروی انسانی خود و خواسته‌هایش را به سیستم تحمیل می‌كند. به عبارت دیگر، افراد در اختیار سیستم قرار نمی‌گیرند، بلكه سیستم را در اختیار خود می‌گیرند، و برای خود محدوده ایجاد می‌كنند. این درحالی است كه باید شخص، اطلاعات و دانش در اختیار سیستم قرار بگیرد.

وقتی سیستم در اختیار انسان قرار می‌گیرد به لحاظ ساختار سازمانی چه اتفاقی می‌افتد؟ خوانساری: سرعت بیشتر، امكانات بیشتر در اختیار فرد قرار می‌گیرد. البته كار پیچیده‌تر و دشوارتر می‌شود. ولی وقتی فرد از سیستم بهره می‌گیرد، سازمان در لایه‌لایه‌های  بیشتری فرو می‌رود، مدیریت سازمانی سخت‌تر می‌شود و اثربخشی سازمان كاهش می‌یابد.

تاكنون دو مشكل اساسی مطرح شد. ابتدا چالش عدم شناخت دیگران از این نرم‌افزار یكپارچه و نگاه كاركردی به جای فرآیندی، دوم مشكل ساختاری كه در موسسات و شركت‌ها به چشم می‌خورد.  با شناختی كه جنابعالی از این صنعت دارید فكر می‌كنید شركت‌ها چه مقدار این آمادگی و شناخت را برای ورود به نرم‌افزارهای یكپارچه پیدا كرده‌اند؟ 
طاهری: به لحاظ تولیدكنندگان نرم‌افزارهای یكپارچه، سیستم باید به تكنولوژی و زیرساخت‌هایی مجهز باشد كه بتواند از شیوه‌های فرآیندمدار پشتیبانی كند. اطلاعات مناسب برای مدیریت را فراهم نماید تا بتواند فرآیندهای گردش كار را بهینه سازد.  درواقع سیستم از سطح نرم‌افزار بالاتر می‌رود و به راهكار می‌رسد. از سوی دیگر فرآیند كاری  در هر صنعت و سازمانی متفاوت است و راهكارهای مختلفی در مورد هر كدام وجود دارد. متاسفانه تجربه‌های برتر برای سازمان‌ها و صنایع بزرگ در ایران وجود ندارد. این مشكل در مورد شركت‌های تولیدكننده است.  در طرف مقابل شركت‌های متقاضی و محیط‌های كارفرمایی هستند كه باید بررسی كرد كه تا چه اندازه به این سطح نزدیك شده‌اند. چون حتی بسیاری از این شركت‌ها تجربه سیستم‌های یكپارچه قدیمی را نیز ندارند. در این شرایط، استقرار سیستم‌های جدید و راهكارهای یكپارچه جدید قاعدتا مشكل‌ساز می‌شود. به لحاظ تعدد قوانین نیز مشكلاتی وجود دارد و قوانین مدام در حال تغییر هستند. نتیجه اینكه در هر دو بخش ضعف داریم، گرچه ممكن است به لحاظ تكنولوژی شرایط برای ایجاد راهكارهای یكپارچه فراهم باشد و اشتیاق برای دریافت نیز وجود داشته باشد اما هنوز عملا در مقام بهره‌بردار در همان حد سیستم‌های وظیفه‌مدار مانده‌ایم.

آیا مكانی برای ذخیره این تجربیات وجود دارد؟ 
طاهری: بله در دنیا سازمان‌های معروفی هستند. از جمله آنها APQC كه در آمریكا مستقر است و فرآیندهای سازمانی را مشخص می‌كند. اما در ایران چنین سازمانی نداریم. خوانساری: درواقع دو دسته وجود دارند كه این تجربیات در آن می‌تواند ذخیره شود: سازمان‌ها به عنوان استفاده‌كننده و شركت‌ها به عنوان تولیدكننده. سازمان‌ها با مشكلی به نام شرح وظایف روبه‌رو هستند كه تغییر در آن كار سهل و آسانی نیست. می‌دانید كه شورای عالی تحول اداری سال‌ها است در پی این تغییر و تحول است. ولی به سادگی این تغییر انجام نمی‌شود.  ایده‌هایی در جاهای دیگر اجرا شده است اما ما در اینجا با محدودیت‌های ساختاری روبه‌رو هستیم. البته یكپارچگی دارای درجاتی است كه از دو سیستم مختلف آغاز می‌شود و به سیستم‌های كاملا یكپارچه می‌رسد. اینها می‌توانند به ردوبدل اطلاعات بپردازند.  البته این اتفاق در شركت‌های بزرگ خصوصی نیز روی می‌دهد با این تفاوت كه اگر در این شركت‌ها توجیه وجود داشته باشد، این كار به اجرا در می‌آید. اما موضوع قابل توجه در این  مبحث دانش میدانی است. 

به این معنا، فردی كه می‌خواهد بازنگری و مهندسی مجدد انجام دهد باید از سطوح دانش و دانایی بالایی برخوردار باشد. در صورتی كه در شركت‌های ما چنین مسئله‌ای وجود ندارد و ما در شركت‌ها افراد ماهر، باسابقه كه در طی تمرین‌های زیاد و برد و باخت‌های متعدد پیشرفت كرده باشد نداریم. به طور خلاصه ما دچار مشكل ساختاری هستیم. در شركت‌ها مشكل تكنولوگ وجود دارد. اما مهم این است كه همه این موارد مستقیما به گردش مالی شركت مربوط می‌شود كه بخش مهمی از آن مربوط به حقوق مالكیت معنوی است. سازمان‌ها نیازی احساس نمی‌كنند كه بابت آن نیاز هزینه‌ای متقبل شوند. البته چون بازدهی، در سازمان‌های دولتی مهم نیست. این یك چرخه ناسالم است. در حالی كه یك چرخه سالم به این شكل است. نیاز سازمان كه برایش مهم و حیاتی است و حاضر است پروژه‌ای را سفارش دهد به این دلیل كه رقبا دارند و اگر این كار را انجام ندهد نابود می‌شود. در این چرخه سالم است كه شركت‌ها تمرین و ممارست می‌كنند و به دانش میدانی خود می‌افزایند، و هزینه می‌كنند، در نهایت رشد می‌كنند و بعد به تجربیات آنها اضافه می‌شود. 

نقش دولت را در این پروسه چگونه می‌بینید؟ آیا سرمایه‌گذاری كرده و آیا بستر لازم را فراهم كرده است؟ 
خوانساری: اگر منظور شما از دولت حاكمیت است و نه سازمان‌های دولتی، دولت می‌خواهد بخش تنظیم، هدایت و ساماندهی را انجام دهد كه تاكنون در این بخش بسیار ضعیف عمل كرده است. چون باید قوانین خوبی برای جلب سرمایه‌گذاری تدوین می‌كرد كه موفق نبود. از سوی دیگر قانون حقوق مالكیت معنوی داریم اما همه ما می‌دانیم به اجرا در نمی‌آید. به عبارت دیگر، اگر فضایی امن و راحت را به وجود می‌آوردیم بخشی از مشكلات مرتفع می‌شد. از طرف دیگر در پروسه اجرای قانون اصل 44  هر چه جلوتر می‌رویم امیدمان كم رنگ‌تر می‌شود.

خانم طاهری آیا شما نیز با ایده چرخه معیوب موافق هستید؟ اگر آری، به نظر شما حلقه مفقوده در كجای این پازل قرار دارد؟ 
طاهری: من كاملاً با این ایده موافقم. ما باید به تقویت بخش خصوصی بپردازیم تا بخش‌های ناموجود آن، نظیر شركت‌های برای ارزیابی و كنسرسیوم‌هایی برای تدوین پروتكل‌های ارتباطی شكل بگیرد. اما چون این مسئله به اجرا در نمی‌آید، بخش خصوصی ما همچنان ضعیف می‌ماند، نمی‌تواند خودش را تقویت كند. درواقع ضعف بازار باعث می‌شود كه شركت‌هایی از این دست رشد و نموی نداشته باشند و این حلقه مفقوده همچنان باقی بماند. شركت‌های ما هر كدام با توجه به مشتری‌هایی كه دارند مقداری دانش به شركت خود تزریق می‌كنند ولی در نهایت این دانش در مكانی انباشته نمی‌شود و مورد تبادل قرار نمی‌گیرد تا به سرانجام مطلوبی برسد. 

هم اكنون قانون كپی‌رایت تا چه اندازه دغدغه شركت‌ها است و برایشان اهمیت دارد؟
خوانساری: درواقع موضوع بزرگ و جدی كه وجود دارد این است كه شما دانشی را كپی می‌كنید كه مستقیماً به تضعیف شركت می‌انجامد. درواقع نباید قانون كپی‌رایت را یك كپی معمولی در نظر بگیریم، بلكه این كپی، نسخه‌برداری از طراحی نرم‌افزار شركت، دانش شركت و اسرار تجاری شركت است. در این زمینه قوانین خوبی وجود دارد كه البته به اجرا درنمی‌آید.  شورای نظام صنفی در همه استان‌ها حضور دارد و در زیرمجموعه خود شورای انتظامی نیز دارد. اما قدرت قانونی به آن داده نمی‌شود تا بتوانند به موقع و در زمان مناسب عكس‌العمل مناسب انجام داده و از ضرر و زیان شركت‌ها جلوگیری كنند.  مورد دیگری كه غیر از كپی‌رایت باید مورد توجه قرار گیرد عدم طبقه‌بندی شركت‌ها در زمینه فعالیت تخصصی آنها است. بخش عمده‌ای از شركت‌ها كارهای تولید، پشتیبانی، سخت‌افزار و ... را خود انجام می‌دهند. این در حالی است كه با تخصصی شدن امور، پیشرفت سریع‌تر انجام گرفته و شركت‌ها به سمت بزرگتر شدن پیش می‌روند. البته مسائلی چون كمبود منابع مالی، عدم اعتمادسازی نیز از عوامل این مسئله هستند. 

در این چرخه نقش تحلیل بازار چیست؟ منظور من تركیبی از آمار و اطلاعات و فرهنگ‌سازی است. درواقع ایجاد شناخت برای دولت به معنای حاكمیت است. آیا در این حوزه مسئول و متولی خاصی وجود دارد؟ 
خوانساری: كمتر شركتی وجود دارد كه بر مبنای یك تحلیل و شناسایی بازار اقدام به تجهیز خود و سرمایه‌گذاری كند، یا به بازار مورد نظر هجوم آورد، فتح كند و دارای موقعیت مناسبی در بازار مورد نظر شود. اكثرا این اتفاق نمی‌افتد و بر اساس اتفاق‌هایی یك بازار به دست شركتی می‌افتد، و بعد شركت موردنظر روی آن كار می‌كند. البته یكی از دلایل عدم سرمایه‌گذاری همان مشكل كپی‌رایت است.  ولی اگر شخصی بخواهد چنین سرمایه‌گذاری انجام دهد ما اطلاعات كلی كمی در اختیار داریم و جای شركت‌هایی كه بتوانند كار تحلیل بازار را انجام دهند، اطلاعات جمع‌آوری كنند، گزارش‌های مختلف ارائه دهند خالی است. حتی رسانه‌ها هم می‌توانند چنین كاری انجام دهند. این اطلاعات باعث جلب سرمایه‌گذار می‌شود و با جلب سرمایه‌گذار بخشی از مشكلات ما مرتفع خواهد شد. طاهری: اگر می‌خواهید در جایی سیستم یكپارچه سازمانی مستقر كنید باید مراحلی طی شود تا به یك بلوغ سازمانی برسد. از طرف دیگر سیستم‌ها با تكنولوژی‌هایی كه جذب می‌كنند به بلوغ نرسیدند. در این بین ما به راهكارهایی احتیاج داریم كه از كاركرد به فرآیند برسیم. وقتی ما تحلیل بازار نداریم راهكاری ارائه می‌شود ولی در زمان استقرار نابود می‌شود. 

شركت‌ها با خلاء قانونی و ضعف در اجرا قانون كپی‌رایت چه می‌كنند؟ 
طاهری: بیشتر سعی می‌شود از راه‌های مدیریتی این مسئله حل شود. كپی‌رایت چند بخش مختلف دارد. بخش اول بخش لایسنس و تعهدی است كه بین شركت و خریدار وجود دارد. به لحاظ قانونی، قانون حمایت از حقوق پدیدآورندگان نرم‌افزار نیز در ایران وجود دارد ولی به لحاظ اجرا در آن ضعیف هستیم. بحث بعدی دانش و مالكیت فكری است كه میان تولیدكنندگان در پروسه تولید دانش تعهد ایجاد می‌كند.

ضمانت اجرایی چه مقدار می‌تواند كمك كند؟ 
طاهری: خیلی زیاد. به عنوان مثال اگر نرم‌افزاری قفل شكسته باشد و از فروش آن در چرخه فروش جلوگیری شود به شكل مفیدی به شركت‌ها كمك می‌كند.