فرحناز مرادی- امروزه به دلیل پیچیده­تر شدن محیط فعالیت سازمان­ ها، نیاز به سیستمی كه بتواند ارتباط بین اجزای مختلف سازمانی را برقرار و جریان اطلاعات بین آن ها را تسهیل نماید، افزایش چشمگیری یافته است. لیكن این مهم در كشور به عنوان یك ضرورت مورد توجه مدیران و كارگزاران قرار نگرفته و متأسفانه هنوز شاهد بهره­گیری از سیستم­ های سنتی و نرم‌افزارهای ماژول و جزیره­ای می­باشیم. همچنین در زمینه معرفی سیستم­ های یكپارچه، مفهوم و كاربرد آن آموزش و اطلاع­رسانی مناسبی از طرف نهادهای علمی و حرف ه­ای به عمل نیامده و كار فرهنگی مناسبی درباره ارتقای سطح بینش مدیران و كاركنان سازمان­ ها و مؤسسات كشور صورت نگرفته است.
حوزه عملكرد سیستم­ های جامع و یكپارچه 
سیستم­ های اطلاعاتی یكپارچه شامل اجزای دستی و رایان ه­ای یكپارچه است كه برای جمع­آوری، پردازش، كنترل، ذخیره اطلاعات و حصول اطمینان از صحت جریان اطلاعات در سازمان، سهولت در كاربردهای عملیاتی و به منظور پشتیبانی اطلاعات مدیریت در تصمیم­گیری­ ها استقرار می­یابد. نكته مهمی كه شركت­ ها بایستی قبل از تهیه این سیستم­ ها مد نظر قرار دهند، حصول اطمینان از پوشش كامل فرآیندهای اصلی سازمان و از همه مهم­تر آماده شدن برای گذار از دوران نصب و اسقرار سیستم است.
حوزه عملكرد سیستم­ های جامع شامل بخش­ های زیر است:
● حسابداری مالی
● تولید و مهندسی ساخت
● توزیع و فروش
● مدیریت زنجیره تأمین
● مدیریت منابع انسانی
● برنامه­ریزی استراتژیك
ضرورت­ های اجرا
سازمان­ های امروزی در جهت جهانی شدن رقابت می­كنند بطوری كه این رقابت به سطح بی سابقه­ ای رسیده است. در بازار رقابت جهانی سازمان­ ها به یافتن راه حل­ های كسب­وكار بهتر با ساختارهای انعطاف­پذیر و قابل اطمینان نیاز دارند سیستم­ های جامع و یكپارچه به سبب دسترسی سریع به اطلاعات باعث توانایی سازمان در پیشی گرفتن از رقبا و قرارگرفتن در جایگاه رقابتی برتر می­گردد.
اهم ضرورت­ های اجرای سیستم­ های جامع و یكپارچه:
● مهندسی دوباره سازمان و استانداردسازی فرآیندهای سازمانی
● كاهش اتلاف منابع و افزایش بهره­وری
● نظارت سیستمی بجای كنترل­ های فردی
● سازگاری با تغییرات دانش، تكنولوژی و اطلاعات
● ایجاد رضایت در مشتریان
● پیشی گرفتن از رقبا در رقابت فزاینده جهانی
● ایجاد اطمینان از عملكرد سازمان برای ذی­نفعان
● سرعت­دهی به فرآیند تصمیم­گیری در سازمان
اقدامات ضروری برای پیاده­سازی
پیاده­سازی سیستم جامع و یكپارچه به صورت مرحله­ ای و در دوره­ های زمان­بندی شده انجام می­شود. در دوره پیاده­سازی موارد زیر از اهمیت ویژه­ای برخوردار است:
● لازم است چشم­اندازهای تغییر و تحول به نحوی ملموس برای كاركنان تشریح شود.
● مدیران اصلی در دوران انتقال باید بسیار فعال عمل كنند.
● آموزش­ های لازم باید بطور كامل به كاربران ارائه شود.
● دوران پیاده­سازی نباید بیش از اندازه طولانی شود.
مزایای استقرار
همان گونه كه اشاره شد سیستم­ های غیر یكپارچه قادر نیستند بخش‌های مختلف سازمان را به گونه­ ای با یكدیگر پیوند دهند كه كاربران بتوانند از داده­ه ای بخش­ های دیگر استفاده كنند و این عدم یكپارچگی سبب می­گردد كه هر یك از بخش­ های مالی،فروش، تولید، اداری و ... گزارش­ های ضد و نقیضی در مورد فعالیت­ ها و سهم خود در افزایش میزان درآمد سازمان ارائه كنند اهم مزایای استقرار سیستم­ های یكپارچه:
● ایجاد یكپارچگی اطلاعاتی در سازمان و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود
● حذف بسیاری از فعالیت­ های موازی و جایگزینی آنها با فعالیت­ های ارزشمند
● استانداردسازی و سرعت بخشیدن در فرآیندهای عملیاتی
● ایجاد زمینه مناسب برای استفاده بهینه از قابلیت­ های نیروی انسانی
● تسریع در فرآیند تصمصم­گیری با ارائه اطلاعات مورد نیاز مدیریت در زمان مناسب، كیفیت و هزینه مناسب
● امكان پاسخگویی بهتر و سریع­تر به بازار
ریسك­ های استفاده از سیستم­ های جامع و یكپارچه 
● كاركنان باید در استفاده از سیستم­ های اطلاعاتی مسئولیت­پذیر باشند؛ برخی از كاركنان از پذیرفتن  مسئولیت گریزانند.
● تغییرات حاصله به دلیلی استفاده از سیستم­ های اطلاعاتی ممكن است آرامش موجود را بر هم بزند و تغییراتی در بعضی از حوزه­ ها ایجاد كند كه باعث خشنودی گروهی از كاركنان نخواهد شد.
● كاركرد سیستم­ های یكپارچه متفاوت از سیستم­ های جزیره­ای است. هنگامی كه كاربران هنوز با كاركرد جدید خو نگرفته­ اند و به آن عادت نكرده­اند گاهی آنان را بی­حوصله و خسته می­نماید.
● بعضی از كازكنان ممكن است تصور نمایند كه در استفاده از سیستم­ های جدید محدود شده­اند و دیگر آزادی عمل سابق را ندارند.
پیامدهای استقرار
● سهولت در جمع­آوری اطلاعات، ثبت و ذخیره آن
● ایجاد كنترل­ های مستمر و مداوم
●جلوگیری از اعمال سلیقه­ های شخصی
● ایجاد زمینه گزارشگری مستمر و به موقع در سازمان

رییس هیئت مدیره شركت شماران سیستم